Orga ABC – Vereinfache, automatisiere und lagere aus im Business

Was ist das Orga ABC?

Vor einigen Wochen ging mein Online-Kongress „Entspannt organisiert im Business“ zu ende. Von einigen Teilnehmenden habe ich die Rückmeldung erhalten, dass sie gar nicht genau wissen:

Was kann ich in meinem Business vereinfachen?
Welche Aufgaben kann ich auslagern oder delegieren?
Welche Todos kann ich automatisieren?
Wo kann ich Zeit sparen?
Und welche Tools und Programme kann ich nutzen?

Genau diese Fragen möchte ich im Orga ABC beantworten. In der heutigen Folge geht es um mein Lieblingsthema: Automationen. Ich stelle Dir einige Automationen vor, die ich im Business nutze und zeige sie Dir im YouTube Video direkt.

Automationen durch ein Formular auf Deiner Webseite

Ich habe bei WordPress ein Plugin installiert, mit dem ich Formulare erstellen kann. Viele Menschen möchten ihre Daten nicht bei Google hinterlassen und scheuen sich Formulare oder Umfragen auszufüllen, die bei Google liegen. Mit dem Plugin kannst Du einfach Formulare erstellen um: Kunden:innen-Feedback abzufragen, Informationen von Podcastgästen oder Kunden:innen abfragen, Kunden:innen-Onboarding oder Umfragen erstellen. Ich habe zum Beispiel nach meinem Kongress eine Umfrage erstellt, um herauszufinden, wie ich den Teilnehmenden nach dem Kongress am besten helfen kann. Außerdem habe ich ein Formular, über das ich alle Informationen von meinen Podcast-Gästen ab frage (Links, Foto, Texte…).

Automationen durch Dein Terminbuchungstool

Nutzt Du für Dein Business bereits ein Terminbuchungs-Tool? Auch damit kannst Du Dir viel Zeit und Nerven sparen. In einem Tool wie z.B. Acuity Scheduling kannst Du verschiedene Terminarten anlegen, die bei Dir gebucht werden können. Das können z.B. Termine sein, die jede:r buchen kann oder Termine, die nur gebucht werden können, wenn Du den passenden Link verschickst, Vorgespräche oder Coachingtermine, bezahlte Termine… Besonders praktisch ist, dass Du Deine privaten und beruflichen digitalen Kalender einbinden kannst. Damit kann kein Termin doppelt vergeben werden. Außerdem ist es möglich, vorab Emails an die Buchenden zu versenden (z.B. Terminerinnerungen) und auch Follow-up-Mails zu versenden (Danke-Emails, Feedback-Abfrage).

Automationen im Blog

Im Blog ist es in WordPress von Hause aus möglich, dass Du Deine Beiträge anlegst, wenn Du Zeit und Lust hast und sie dann zu einem von Dir festgelegten Termin automatisch veröffentlicht werden. Das ist beispielsweise besonders wichtig, wenn Du dann noch ein Plugin installiert hast, das automatisch Social Media Beiträge zu Deinen Blogbeiträgen generiert.

MeisterTask Automationen für Deine Ideensammlung

Ich nutze für mein Business sehr gerne MeisterTask als Kanban Board. Für einen Bereich habe ich z.B. eine Ideensammlung. Dort kann ich einfach per Email Stichworte an MeisterTask senden und die Email landet automatisch als Karte in der passenden Spalte. Selbstverständlich gibt es hier noch einige weitere Automationen.

Automationen in Deinem Newsletter-Tool

Auch in Deinem Newsletter-Tools sind einige Automationen möglich. Du kannst in jedem Tool eine automatisierte „Willkommens-Email“ anlegen und oft auch Email-Serien. Damit die Abonnenten:innen (innerhalb von mehreren Tagen) mehrere Emails bekommen und Dich so auch besser kennenlernen. Selbstverständlich gibt es z.B. auch sogenannte Selfservices: Die Abonnenten:innen können sich selbst abmelden oder ihre Daten ändern.

Falls Du Dir die Automationen oder Tools genauer anschauen magst, schau Dir das YouTube Video zu diesem Blogbeitrag an.

Mit guten Automationen kannst Du in Deinem Business viel effizienter sein, Zeit und Energie sparen und Dein Business ganz entspannt organisieren.

Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenzen nötig, für den Anfang tun es oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automationen.

Arbeitest Du schon mit Automationen? Welche Hacks findest Du dabei besonders zeitsparend?

Melde Dich gern bei mir, wenn Du Fragen zum Thema hast.

Portrait Sonia Schüttler grüne Bluse am Schreibtisch

Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung als Industriekauffrau abgeschlossen und langjährige Berufserfahrung als Assistenz, Sachbearbeiterin und im Backoffice.

Seit Anfang 2018 bin ich als virtuelle Assistentin selbstständig tätig, weil ich mir aussuchen wollte mit wem ich arbeite und was ich tue. Ich glaube, das lässt mich meine Aufgaben noch besser und zufriedener erledigen.

Einerseits unterstütze ich Unternehmer und Unternehmerinnen in der rein virtuellen Zusammenarbeit als virtuelle Assistentin.
Andererseits möchte ich auch Selbstständigen und Unternehmer:innen helfen, die (noch) keine VA benötigen.

Sind wir schon vernetzt?

Orga ABC – Automationen

Podcast hören:

Video anschauen: