Du möchtest in die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz starten? Und dann… was tun? Wie starten wir?

Gute Kommunikation ist das A und O. Bereits im Kennenlerngespräch sollten wir also auf jeden Fall darüber sprechen, wie und wann wir beide erreichbar sind und über welchen Kanal. Mit den meisten Kunden und Kundinnen kommuniziere ich überwiegend über ein Tool, in dem die Aufgaben direkt festgelegt und terminiert werden (z.B. Asana, MeisterTask oder Trello) und zusätzlich gibt es einen schnellen Kanal (z.B. Telegram, Signal oder WhatsApp).

Eine wichtige Grundlage ist die Aufgabenbereiche, Ziele und Wünsche und eventuelle Deadlines vorab genau zu besprechen. In der Zusammenarbeit darf das natürlich auch wachsen und sich ändern.

Ich habe durch meine langjährige Arbeitserfahrung mit vielen Programmen und Tools schon für meine Kunden und Kundinnen gearbeitet.

Für ganz spezielle Programme oder Funktionen, die vielleicht nicht so bekannt sind, kannst Du z.B. mit Loom ein kleines Erklärungsvideo aufnehmen.

Es ist natürlich auch möglich, dass Du für alle Prozesse in Deinem Unternehmen bereits Standardarbeitsanweisungen festgehalten hast. Das macht den Start in die Zusammenarbeit mit jeder VA sehr einfach und auch Du behältst den Überblick, auch, wenn Du eine Aufgabe länger nicht selbst übernommen hast.

Folgende Punkte sollten wir ggf im ersten (oder einem der ersten Gespräche) auch einmal durchsprechen: Wie erhalte ich Feedback zu den fertigen Aufgaben von Dir? Wo halte ich meine Arbeitsfortschritte fest? Wie setzen wir Fristen fest? Art, Höhe, und Zeitpunkt der Bezahlung, Erwartungen an Arbeitsstunden und -tage

Thema: Vertrauen, Datenschutz, Berechtigungen und Freigaben? – Wie geht denn das eigentlich, wenn wir nicht räumlich im selben Büro sind?

Es gehört viel Vertrauen dazu, wenn Du die Vorgänge aus Deinem Herzens-Business und Deine Kunden das erste Mal in „fremde Hände“ gibst.

Als Deine Assistentin engagiere ich mich für Dich, Dein Business und Deine Kunden, als wenn es mein eigenes wäre.

Allein aufgrund der Tatsache, dass ich als VA auf selbstständiger Basis arbeite, ist es absolut unerlässlich, dass ich ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Motivation mitbringe.

Um Dir das Vertrauen noch leichter zu machen sende ich Dir direkt zu Beginn unserer Zusammenarbeit ein NDA (non-disclosure agreement). Das ist eine Geheimhaltungsvereinbarung, ist ein Vertrag, in dem ich mich zu einem streng vertraulichen Umgang mit allen Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen, Informationen, Verhandlungen und Unterlagen verpflichte.

Außerdem sende ich Dir einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag. Dort wird alles weitere für unsere Zusammenarbeit geregelt.

Zusätzlich habe ich eine Berufshaftpflicht für meine Tätigkeit als virtuelle Assistenz abgeschlossen.

So können wir nicht nur effektiv und langfristig, sondern auch rechtlich abgesichert in unsere Zusammenarbeit starten.

Um mit Dir und für Dein Unternehmen zu arbeiten benötige ich die Freigaben und für alle nötigen Tools und Programme.

Perfekt ist es natürlich, wenn Du bereits eine Liste über all diese Zugänge hast. Das kann z.B. ein Emailpostfach sein, ein MeisterTask Board, in dem wir zusammen an allen Vorgängen arbeiten, Deine Social Media Accounts, Zugänge zu Deinen Tools …

Auch für Deinen eigenen Überblick ist es vorteilhaft das alles auf einen Blick zu haben. Dabei kann Dir zum Beispiel ein Tool wie 1Passwort helfen.

Was kostet eine VA im Monat?

Die Kosten für eine Assistenz sind in den wenigsten Fällen pauschal zu benennen.

In der Zusammenarbeit mit mir ist es so, dass für Dich nur Kosten anfallen, wenn ich für Dich Aufgaben erledige. Du musst kein festes Stundenkontingent kaufen und auch nichts im voraus bezahlen.

Meine Rechnung sende ich Dir dann immer zum Ende des Monats.