Mehr Produktivität durch eine virtuelle Assistenz

Dies ist ein Gastbeitrag von mir bei Maike Kranz von 1-2-3 effizient dabei, den ich Dir nicht vorenthalten möchte.

VA / Virtuelle Assistenz – Was ist das?

Eine virtuelle Assistenz kann Ihnen als Auftraggeber:in alle Aufgaben abnehmen, die Sie von Ihrem Kerngeschäft ablenken. Die Zusammenarbeit mit VAs findet remote (aus dem Homeoffice der Assistenz) und ganz digital statt. Dabei ist eine virtuelle Assistenz nicht fest angestellt und es fallen nur dann Kosten an, wenn sie Aufgaben erledigt.

Was bringt das für Ihr Unternehmen?

Gerade in der Anfangszeit als Selbstständige:r oder Unternehmer:in besteht oft der Anspruch alle Dinge, die das Business betreffen, selbst zu erledigen: Von der Akquise übers Marketing bis zu den Zahlungen.

Aber delegieren sollten Sie schon deshalb, weil Sie alleine begrenzt sind: Ihre Zeit, Ihre Leistungsfähigkeit und Ihr Potenzial. Irgendwann stoßen Sie an Ihre Grenzen. Indem Sie Aufgaben delegieren, können Sie diese Begrenzung ausdehnen. 

Für alle Unternehmer:innen die wachsen, wollen ist eine virtuelle Assistenz eine sehr gute Unterstützung beim Unternehmensaufbau. Sie können sowohl Routineaufgaben, als auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren.

Die Vorteile einer VA gegenüber festen Mitarbeitern:innen

• Sie sparen viele Kosten, die bei einem festangestellten Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin anfallen. Dazu gehören u.a. Urlaubs- und Krankheitskosten, Kosten für einen Büroarbeitsplatz und die Hard- und Software. All das bringt eine virtuelle Assistenz von Hause aus mit.
• Sie können alles abgeben, was Ihnen keinen Spaß macht und Sie nur Zeit und Nerven kostet. Das bedeutet für Sie: Mehr Produktivität, weil Sie machen, was für Sie und Ihr Business wichtig ist.
• Eine VA ist selbst Unternehmerin und schaltet das in der Zusammenarbeit natürlich nicht einfach ab. Bei der Arbeit denkt sie immer ganz selbstverständlich unternehmerisch für Sie und Ihr Business mit.

Die digitale Zusammenarbeit mit einer Assistenz

Eine virtuelle Assistentin ist 100% digital unterwegs, sehr flexibel und technisch versiert. Sie arbeitet sich schnell in alle Tools und Programme ein. Der Fokus liegt dabei natürlich immer auf den Programmen, die Sie nutzen.

Durch die Arbeit mit passenden Tools können Sie effektiv und flexibel miteinander arbeiten und immer den aktuellen Stand eines Todos und wichtige Infos und Daten auf einen Blick sehen.

Wichtig bei der digitalen Zusammenarbeit sind Vertrauen und gegenseitige Sympathie. Auftraggeber:in und VA arbeiten eng zusammen.

Es gehört viel Vertrauen dazu, wenn Sie die Vorgänge aus Ihrem Business und Ihre Kunden das erste Mal in „fremde Hände“ geben.

Eine gute Assistentin engagiert sich für Sie, Ihr Business und Ihre Kunden, als wenn es ihr eigenes Business wäre.

Was Sie bei der Auswahl Ihrer VA beachten sollten:

Am besten ist es natürlich immer, wenn Sie „ihre“ VA in ihrem eigenen Netzwerk oder durch eine Empfehlung anderer Unternehmer:innen finden. Aber auch dann gibt es einige Punkte, die Sie beachten sollten.

Starten Sie in jedem Fall frühzeitig mit der Suche und mit den Überlegungen vorab, damit es nicht ganz plötzlich sehr eilig wird.

Vorab stehen immer die Überlegungen: 

Was ist Ihr Ziel, wenn Sie mit einer Assistenz zusammen arbeiten?
Welche Todos genau möchten Sie abgeben?
Und nicht zuletzt: Wie stellen Sie sich eine Zusammenarbeit vor? 

Je klarer Sie diese Fragen für sich beantwortet und bei der Suche im Kopf haben, desto schneller finden Sie die richtige VA.

Die Ausschreibung – finden Sie Ihre Assistenz

Definieren Sie jetzt, was Sie von Ihrer virtuellen Assistenz erwarten (Qualifikation, Erfahrungen, Erreichbarkeit, zeitliche Kapazität) und welches Budget Sie haben.

Formulieren Sie die daraus Ihre Ausschreibung so detailliert und klar wie möglich. Das macht es umso wahrscheinlicher, dass Sie schnell die richtige VA finden.

Treffen Sie eine erste Auswahl nach diesen Kriterien: 

• Sind alle Fragen aus der Ausschreibung beantwortet worden? 
• Wurde die Ausschreibung genau gelesen? 
• Wie professionell wirkt die VA auf den ersten Blick (Webseite, Rechtschreibung, keine „gmx-Emailadresse“)?
• Hat sie sich Gedanken gemacht bei der Email an Sie: War sie eventuell auf Ihrer Webseite und erwähnt Inhalte von dort? Schickt sie ein Portfolio mit oder müssen Sie selbst auf der Webseite der VA schauen?

Ich empfehle immer ein Kennenlern-Gespräch via Video-Telefonat, wenn es nur virtuell möglich ist.
Es ist ein großer Unterscheid einen Menschen zumindest mit Mimik und Körpersprache zu erleben.

Wenn Du im Business Unterstützung benötigst einer Assistentin benötigst, melde Dich gern bei mir – Mein Angebot für Dich findest Du hier.

Ich liebe es, meinen Kunden den Rücken frei zu halten und sie möglichst ganzheitlich zu unterstützen.

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