Brauchst Du überhaupt eine Todo-Liste?
Wenn Du bei Google nach „Todo-Liste“ suchst, findest Du sage und schreibe 23.400.000 Ergebnisse. Wow – ein Thema, das viele Menschen beschäftigt.
Mit Deiner Todo Liste bekommst Du Deine täglichen Aufgaben in der Regel effizienter erledigt: Sie unterstützt Dich in der Selbstorganisation und sorgt für ein besseres Zeitmanagement. Da Du auf Deiner Todo-Liste alle fälligen Aufgaben auf einen Blick siehst, kannst Du gut einschätzen, was Du in welchem Zeitraum schaffen kannst.
Dabei kannst Du Deine Liste ganz individuell und nach Deinen Bedürfnissen gestalten. Ich nutze für meine Aufgaben z.B. das Programm Todoist. Dort sind die einzelnen Aufgaben nach Zeiträumen sortiert. Ich kann mir also immer die täglichen Todos oder die für die nächsten Tage anzeigen lassen. Damit werde ich nicht direkt von allen meinen Aufgaben erschlagen.
Dabei kannst Du eine Todo-Liste nicht nur für Deine eigenen Todos nutzen, sondern auch in der gemeinsamen Arbeit im Team oder im Projekt. Es ist möglich die Aufgaben verschiedenen Projekten und Zuständigen zu zuordnen und natürlich auch ein Fälligkeitsdatum festzulegen. Je nach Tool kannst Du auch Prioritäten festlegen oder übergeordnete Aufgaben und Teilschritte oder wiederkehrende Aufgaben (zum Beispiel jeden letzten Werktag im Monat die Rechnungen zu schreiben).
Dinge, die nicht auf die Todo-Liste gehören:
Selbstverständlich gibt es auch Aufgaben, die nicht auf Deine Liste gehören. Alle Dinge, die Du in 2-5 Minuten erledigen kannst zum Beispiel. Da ist es effektiver, die Dinge sofot zu erledigen und sie nicht aufzuschieben.
Außerdem ist eine Not-to-do-Liste vielleicht auch etwas für Dich: Hier kannst Du alles notieren, was Du nicht mehr (selbst) machen willst. Dinge, die Dich unnötig Energie oder Zeit kosten (Soziale Medien z.B.) und Dinge, die Du auslagern magst (Sachen, die Du einfach nicht gern machst oder Dir nicht liegen).
Meine 3 wichtigsten Tipps:
- Notiere erstmal alles (außer die Dinge, die nicht auf die Todo-Liste gehören).
- Streiche auch Aufgaben, wenn Du merkst, dass sie nicht sinnvoll oder nötig sind. Hier kann Dir die Eisenhower Matrix helfen: Unterscheide zwischen dringend/nicht dringend und wichtig/nicht wichtig.
- Nimm Dir nicht zu viele Aufgaben für einen Tag vor. Reflektiere das auch mindestens einmal in der Woche.
Plane vorab:
Nimm Dir Zeit für Deine Planung, das gibt Dir Sicherheit. Wenn Du morgens keine Zeit dafür hast, dann nimm Dir zum Feierabend zehn bis fünfzehn Minuten Zeit und plane Deinen nächsten Arbeitstag. So weißt Du bereits, was Dich am nächsten Tag erwartet und hast den Kopf für den Feierabend frei.
Nimm Dir auch die Zeit, Aufgaben gebündelt zu erledigen oder weitestgehend zu automatisieren. Ich habe zum Beispiel im Monat immer bestimmte Tage, an denen ich meine Rechnungen schreibe, Tage an denen ich meine Social Media Posts erstelle oder plane. Damit sind die Dinge an einem Tag erledigt und ich habe den Rest des Monats nichts damit zu tun.
3 Aufgabenplanungsmethoden für Dich:
Die ALPEN-Methode:
A – Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren.
L – Länge schätzen.
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidungen treffen (z.B. über Priorisierungen)
N – Nachkontrolle und Reflektion
Genauso wie Deine Ziele, sollten auch die Todos SMART definiert werden:
S – spezifisch: Alle Aufgaben(-stellungen) sollten präzise formuliert sein.
M – messbar: Das Ziel der Aufgabenstellung sollte messbar sein. Also nicht: ich möchte heute ein paar Rechnungen schreiben, sondern besser: Ich möchte heute alle Monatsrechnungen schreiben.
A – aktivierend: Es sollte für Dich erstebenswert sein, Dein Aufgabenziel zu erreichen (noch ein Grund für das Auslagern der Aufgaben, die Du nicht gern erledigst oder die Dir nicht liegen.)
R – realistisch: Dein Aufgaben-Ziel sollte machbar und realistisch sein.
T – terminiert: Lege fixe Termine fest.
1-3-5 Regel:
Hier geht es darum, dass Du Dir Deinen Tag nicht mit Todos voll planst und auch gut priorisieren kannst. Plane hier für jeden Tag:
1 Aufgabe – als wichtigste Aufgabe des Tages
3 Aufgaben – die auch wichtig sind und
5 Aufgaben – die nicht so eine große Priorität haben.
Hast Du schon eine Todo-Liste und arbeitest Du sie alleine ab? Was hilft Dir dabei, Dich gut zu organisieren?
Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung als Industriekauffrau abgeschlossen und langjährige Berufserfahrung als Assistenz, Sachbearbeiterin und im Backoffice.
Seit Anfang 2018 bin ich als virtuelle Assistentin selbstständig tätig, weil ich mir aussuchen wollte mit wem ich arbeite und was ich tue. Ich glaube, das lässt mich meine Aufgaben noch besser und zufriedener erledigen.
Einerseits unterstütze ich Unternehmer und Unternehmerinnen in der rein virtuellen Zusammenarbeit als virtuelle Assistentin.
Andererseits möchte ich auch Selbstständigen und Unternehmer:innen helfen, die (noch) keine VA benötigen.
Sind wir schon vernetzt?
