Effizientes Arbeiten und Zeitmanagement für UnternehmerInnen und Selbstständige – und die Falle, die darin liegt.

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Das mentale Spiel mit der Zeit

Persönliche Erfahrungswerte und Routinen für effiziente Zeitnutzung

Was heißt das konkret für den Business-Alltag? Zeitmanagement ist nicht nur eine Frage von Disziplin, sondern auch von Erfahrung und Gewohnheit. Wenn Du bestimmte Aufgaben regelmäßig erledigst – etwa Kunden-E-Mails beantworten, Angebote schreiben oder Podcast-Folgen schneiden –, entwickelst Du ein Gefühl für den dafür nötigen Zeitaufwand. Diese Erfahrungswerte helfen Dir dabei, zukünftige Zeitfenster realistischer zu planen.

Ein hilfreicher Ansatz ist es, ähnliche Aufgaben in gemeinsame Zeitblöcke zu legen: E-Mails für alle Kund:innen in einem Block, kreative Arbeiten in einem anderen, technische Abläufe wieder in einem anderen. Innerhalb dieser Zeitblöcke kann dann effizient und fokussiert gearbeitet werden, ohne ständigen Kontextwechsel.

80/20-Regel statt Perfektionismus

Perfektionismus ist in vielen Fällen der natürliche Feind von Produktivität. Die 80/20-Regel – auch bekannt als das Pareto-Prinzip – besagt, dass 80 % des Ergebnisses mit 20 % des Aufwandes erreicht werden können. Wer anstrebt, immer 100 % zu liefern, verliert sich schnell in Detailarbeit und kommt schwer ins Handeln.

Ein schönes Bild dafür ist das Zeichnen: Selbst wenn eine Zeichnung eigentlich schon gut gelungen ist, besteht die Versuchung, immer noch etwas zu verbessern, noch einen Strich zu optimieren oder eine Linie auszubessern. Doch irgendwann ist es wichtig, einen Schlussstrich zu ziehen – gut ist oft gut genug.

Gerade bei kreativen oder konzeptionellen Aufgaben – wie z. B. bei der Erstellung eines Online-Kurses – ist es oft sinnvoller, mit einem soliden Grundgerüst zu starten und dann im Austausch mit der Zielgruppe weiterzuentwickeln, statt alles im Voraus perfekt auszuarbeiten.

Struktur schaffen durch Routinen und Vorlagen

Ein weiterer Hebel zur Zeitersparnis ist die Arbeit mit Vorlagen und standardisierten Prozessen. Egal ob es sich um Texte, Social Media-Grafiken oder E-Mail-Vorlagen handelt – wiederverwendbare Strukturen schaffen Freiraum und reduzieren die Zeit für wiederkehrende Aufgaben deutlich.

So entstehen nicht nur effizientere Workflows, sondern auch eine gewisse Leichtigkeit in der Umsetzung. Gerade für Soloselbstständige oder kleine Teams sind solche Systeme ein echter Produktivitäts-Booster.

Zeit sparen ohne Stress: kleine Stellschrauben, große Wirkung

Auch wenn man das Parkinsonsche Gesetz ernst nimmt, heißt das nicht, sich permanent unter Druck setzen zu müssen. Ganz im Gegenteil: Wer seine Zeit bewusst begrenzt, sollte dennoch mit ausreichend Puffer planen. Nach jedem intensiven Arbeitsblock darf es auch mal eine Pause mit einer Tasse Tee geben – oder ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft.

Pausen, bewusste Übergänge zwischen Aufgaben und realistisch eingeplante Zeitfenster sind essenziell, um dauerhaft entspannt und fokussiert zu arbeiten. Stress entsteht häufig erst dann, wenn keine Flexibilität eingeplant ist.

Statt also pauschal die Arbeitszeit zu halbieren, kann es viel wirksamer sein, bewusst kleine Optimierungspotenziale zu suchen: Welche Aufgaben sind wirklich notwendig? Wo kann ich automatisieren? Was kann ich vielleicht in dieser Woche auch mal ganz weglassen?

Fazit: Weniger Zeit, mehr Fokus, besseres Ergebnis

Das Parkinsonsche Gesetz öffnet den Blick für eine kluge und entspannte Art der Selbstorganisation. Wer versteht, dass Zeitrahmen das Verhalten beeinflussen, kann sich aktiv dazu entscheiden, Aufgaben bewusster zu begrenzen – ohne dabei Qualität oder Zufriedenheit einzubüßen.

Mit der richtigen Mischung aus Zeitbewusstsein, Vorlagen, Prozessen und Pufferzeiten lässt sich auch ohne AssistentIn oder großes Team viel erreichen – und das mit mehr Gelassenheit und Klarheit im Business-Alltag.

Wenn Du noch Fragen oder Anregungen hast, schreib mir gerne. Ich freue mich über Deine Rückmeldung.

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.

Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.

Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.

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