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Zeit sparen mit einem Terminbuchungs-Tool
Um alle Dinge, die Du automatisiert hast, musst Du Dich nicht mehr aktiv kümmern, es passieren weniger Fehler und Du hast den Kopf frei für die wichtigen Dinge im Business.
Daher empfehle ich die Arbeit mit einem Terminbuchungs-Tool.
Wozu benötigst Du überhaupt ein Terminbuchungs-Tool?
Ein Terminbuchungs-Tool ist eine relativ einfach einzurichtende Automation und spart Dir jede Menge Zeit und Nerven. Kundentermine und -Telefonate sind heutzutage unerlässlich und viele Dinge können wir auch viel einfacher kurz in einem Zoom-Meeting zeigen oder am Telefon besprechen, als in einem Email-Ping-Pong zu schreiben.
Dennoch ist es oft so, dass einem Termine den Tag zerhageln können. Wenn ich einen Termin habe, nehme ich mir vorab grundsätzlich 5 Minuten, in denen ich mich kurz vorbereite und alle Infos und Fenster aufrufe, die ich benötige. Auch nach dem Termin benötige ich ein paar Minuten um meine Notizen abzulegen oder in Todos umzuwandeln.
Ich empfehle meinen Kunden:innen immer feste Tage oder Zeitfenster für Termine zu blocken und auch Tage zu blocken, an denen Du keine Termine annimmst und fokussiert arbeiten kannst. Einige meiner Kunden und Kunden haben ihren Terminplan so geregelt, dass sie nur die erste bis dritte Woche für Termine nutzen und die vierte (gegebenenfalls auch die fünfte) Woche geblockt ist. Dann werden keine Termine von außen angenommen. Vielleicht ist das auch etwas, was Du einmal ausprobieren magst.
Die Tools: Calendly und Acuity Scheduling
In dieser Podcastfolge präsentiere ich Dir zwei Tools, die ich für mich bzw. für meine Kunden:innen nutze: Calendly und Acuity.
Grundsätzlich sind die Tools ähnlich aufgebaut und bieten die selben Basic-Funktionen.
Diese Funktionen solltest Du in jedem Fall nutzen:
- Deine beruflichen und privaten digitalen Kalender einbinden. Damit wird jeder Termin wirklich nur einmal vergeben und Deine sonstigen beruflichen Termine und die privaten Termine sind direkt geblockt.
- Wenn Interessierte Termine bei Dir buchen können, die bezahlt werden, kannst Du z.B. Zahlungsanbieter wie Paypal oder Stripe einbinden.
- Auch Dein CRM kann beispielsweise eigebunden werden.
- Für Video-Calls kannst Du Zoom, GoToMeeting oder GoogleMeet einbinden. Dann bekommen Deine Gesprächspartner:innen direkt einen passenden Link zugeschickt.
Deine buchbaren Termine:
Selbstverständlich kannst Du mehrere verschiedene und verschieden lange Termine einrichten, die gebucht werden können (z.B. ein Kennenlern-Termin, ein Coaching-Termin…). Für jeden Termin kannst Du Zeiten einrichten, zu denen gebucht werden kann – oder Du stellst einfach Deine verfügbaren Wochenstunden ein.
Sehr praktisch ist auch, dass Du Fragen hinterlegen kannst, die die Buchenden beantworten müssen oder können. Auch einen Hinweis, was zum Termin mitzubringen ist (z.B. ein Headset) kannst Du hinterlegen.
Sowohl vor dem Termin als auch nach dem Termin kannst Du einen Email-Workflow anlegen. Vorab empfehlen sich zum Beispiel Erinnerungsmails an den Termin. Damit ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Termin vergessen wird deutlich geringer.
Nachher kannst Du Dich zum Beispiel noch für das Gespräch bedanken, ein Freebie versenden und um eine Bewertung bitten.
Die Buchenden können selbstverständlich auch den Termin selbst verschieben oder absagen.
Wie kommen die Buchenden zum Terminbuchungs-Tool?
Es gibt einige Möglichkeiten, wie Du Deinen Terminbuchungslink teilen kannst. Selbstverständlich kannst Du den Link z.B. einfach in Deine Emailsignatur aufnehmen.
Du kannst die Terminbuchungsmöglichkeit auch einfach auf Deiner Webseite einbinden.
Mit dem Klick auf den Link bzw. die Terminbuchung kommen die Buchenden dann auf eine externe Seite auf der Sie einen passenden Termin buchen können. Nach der Buchung bekommen sie eine Bestätigungsemail. Bei der Buchung geben die Buchenden auch ihre Kontaktdaten an, sodass Du sie im Zweifel auch erreichen kannst.
Arbeitest Du schon mit einem Terminbuchungs-Tool? Welche Hacks findest Du dabei besonders zeitsparend?
Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.
Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.
Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.
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