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1. Die Todo-Liste – Dein zentrales Steuerpult

Mein Tool-Tipp: Todoist

Warum Todoist?

• Super einfache Bedienung (auch mobil)
• Aufgaben lassen sich nach Projekten, Prioritäten und Deadlines sortieren
• Wiederkehrende Aufgaben? Kein Problem
• Mit wenigen Klicks lässt sich eine Wochen- oder Tagesplanung erstellen
• Integration mit Kalendern, Google Assistant, Outlook & Co.

Beispiel-Nutzung als SelbstständigeR:

• Projekt: „Kundin Müller – Webseite“ → Aufgaben: Kickoff-Call vorbereiten, Mockups senden, Rechnung schreiben
• Täglich wiederkehrende Aufgabe: „E-Mails checken“ oder „Instagram-Beitrag posten“
• Projekt: „Marketing“ → Aufgaben: Blogartikel schreiben, Newsletter versenden, SEO prüfen

Pro-Tipp:
Starte jeden Tag mit einer kurzen Planung:
→ Was sind meine 3 wichtigsten Aufgaben heute?
→ Was kann ich verschieben oder streichen?
→ Dein Turbo für mehr Überblick im Business-Alltag

2. Die digitale Ablage – Dein Langzeitgedächtnis

Warum sie wichtig ist:
Nichts frisst mehr Zeit (und Nerven) als das Suchen nach Dateien: Rechnungen, Verträge, KundInneninfos, Briefings, Screenshots… Ohne ein System versinken Deine Daten in einer Flut von Ordnern, Downloads und Desktop-Chaos.

Du brauchst eine zentrale, durchdachte Ablage, die Dir jederzeit Zugriff erlaubt – egal ob am Laptop, im Coworking oder vom Smartphone aus.

Mein Tool-Tipp: Google Drive (Business-Version)

Warum Google Drive?

• Plattformunabhängig: Zugriff von überall
• Hohe Zuverlässigkeit und einfache Bedienung
• Dateien können gemeinsam mit KundInnen oder FreelancerInnen bearbeitet werden (z. B. Google Docs, Sheets)
• Automatische Synchronisierung mit lokalem Ordner möglich
• DSGVO-konforme Speicherung (mit Business-Konto und Serverstandort in Europa)

Beispielstruktur für Selbstständige:

📂 Kundenprojekte
├── 📂 Müller_Webseite
│ ├── Angebot.pdf
│ ├── Entwürfe
│ └── Kommunikation
📂 Buchhaltung
├── 📂 Eingangsrechnungen_2025
├── 📂 Ausgangsrechnungen_2025
📂 Marketing
├── Newsletter
├── Social Media Assets
├── Blogbeiträge

Pro-Tipp:
Verwende klare, einheitliche Dateinamen – z. B.
2025-05-13_Rechnung_Mueller_Webprojekt.pdf

So findest Du Dateien auch per Suchfunktion in Sekunden.
Auch das bringt Dir den Überblick im Business-Alltag.

3. Das EMail-Tool – für Ordnung im Posteingang

Warum es wichtig ist:
Die meisten Selbstständigen verbringen mehr Zeit in ihrem Posteingang als in ihren Projekten. EMails sind wichtig – aber sie dürfen nicht Dein Tagesgeschäft dominieren. Du brauchst ein System, das Dir hilft, den Überblick zu behalten und nicht ständig zwischen Inbox und Todo-Liste hin und her zu springen.

Mein Tool-Tipp: Spark Mail (Desktop & Mobile)

Warum Spark?

• Smart Inbox: Trennt automatisch wichtige Mails von Newslettern & Spam
• Aufgaben aus EMails machen: Mails direkt als Todo markieren
• Später erinnern („Snooze“) – Du bestimmst, wann Du Dich mit einer Nachricht wieder befasst
• EMail-Vorlagen: spart Zeit bei wiederkehrenden Antworten
• Kalender-Integration, Notizen, Anhänge verwalten – alles direkt in der App

Wie du es nutzt:

• Richte feste Zeiten zum EMail-Checken ein (z. B. 11 Uhr & 15 Uhr)
• „Inbox Zero“-Prinzip: Jede Mail bekommt eine Aktion (Antworten, Aufgabenliste, Ablage oder Löschen)
• Wiederkehrende Antworten (z. B. auf Angebotsanfragen) als Vorlagen speichern

Pro-Tipp:
Verknüpfe Spark mit Deinem Todoist-Account – so wird jede wichtige Mail automatisch zur Aufgabe mit Deadline.

Fazit: Weniger Tools – mehr Überblick im Business-Alltag

Viele Selbstständige glauben, sie brauchen mehr Apps, mehr Automatisierung, mehr Features. In Wahrheit brauchst Du einfach funktionierende Tools, die Dich unterstützen, nicht überfordern.

Mit Todoist, Google Drive und Spark Mail deckst Du 80 % Deiner wichtigsten Business-Abläufe ab:

• Planung
• Datei-Organisation
• Kommunikation

Der Rest ergibt sich fast von selbst – weil Du wieder mehr Raum hast, Dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Dein Business wachsen zu lassen.
Hol Dir den Überblick über Dein Business zurück! 

Dein nächster Schritt für mehr Überblick im Business-Alltag:

Teste die 3 Tools 7 Tage lang gemeinsam. Richte Dir eine Mini-Workflow-Routine ein:

• Starte den Tag mit Todoist – was ist heute wichtig?
• Checke Spark – max. 2–3x täglich
• Lege Dateien direkt im Google Drive ab – keine lokalen Ablagen mehr

Nach einer Woche wirst Du merken: Weniger Stress, mehr Struktur – und wieder Platz im Kopf.

Bereit, Dein Business endlich mit System zu führen?
Dann starte jetzt – mit genau diesen 3 Tools.

Simpel. Klar. Effizient.

Wenn Du noch Fragen oder Anregungen hast, schreib mir gerne. Ich freue mich über Deine Rückmeldung.

Mein Name ist Sonia Schüttler und ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen. Danach habe ich jahrelange Erfahrung als Assistenz und Sachbearbeitung gesammelt und bin jetzt seit Anfang 2018 als selbstständige virtuelle Assistentin tätig.

Selbstständig zu sein ist für mich mehr als nur ein Job: Durch die Freude an der Arbeit und den tieferen Sinn, den ich darin sehe, kann ich noch bessere Leistungen für meine Kunden:innen erbringen.

Ich möchte Dich dabei unterstützen, Dein Business entspannt zu organisieren, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wieviel positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.

Stell mir Deine dringendste Orga-Frage für 0 € – und ich gebe Dir meinen besten Tipp:

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