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Email Posteingang: 0 Emails ✔️
Im Podcast „Entspannt organisiert im Business“ geht es um Dich, Dein Business und um alles, was Dich dabei unterstützt, im Business entspannt organisiert zu sein. Ich möchte Dich dabei unterstützen, weil ich aus eigener Erfahrung weiß, wie viel Positives die richtigen Organisations-Gewohnheiten in Deinen Business Alltag bringen können.
Es sind nicht immer direkt Mitarbeitende oder Assistenten nötig. Für den Anfang reichen oft gut strukturierte Prozesse und Abläufe und die Nutzung von passenden Tools und Automation.
Lass Dich in dieser Folge wieder inspirieren.
Das Thema dieser Folge ist:
Dein Email Posteingang
Ich teile mit Dir in einer knackig kurzen Folge meine besten Tipps, Hacks und Routinen für eine Basic-Ordnung in Deinem Email Posteingang.
Wenn Du Dir bei dem Thema weiterreichende Unterstützung wünscht, kannst Du in einem Live Workshop in einer kleinen Gruppe mit mir gemeinsam Deinen Email Posteingang und Deine Todo-Liste angehen. Hier findest Du weitere Infos dazu.
Hack Nr. 1 – Emails trennen
Mein erster Tipp ist: Halte Deine Business Emails und Deine privaten Emails getrennt. Ich nutze beispielsweise zwei separate Emailprogramme. So bin ich während der Arbeitszeit nicht von privaten Emails abgelenkt und wenn ich Feierabend oder Urlaub habe, komme ich nicht in Versuchung mal zu schauen, was arbeitstechnisch anfällt.
Hack Nr. 2 – Newsletter
Blocke Dir einmal im Kalender einen Zeitblock und geh Dein Postfach durch. Schau welche Newsletter Du bekommst. Welche davon liest Du wirklich? Welche sind aktuell relevant für Dich?
Entscheide dann, welche Du direkt abbestellst und welche Du mit Hilfe einer Regel direkt als gelesen markieren kannst und dann in einen Unterordner Deines Postfachs verschieben kannst. So kannst Du diese Newsletter dann durchlesen, wenn Du zwischendurch etwas Zeit hast oder Input zu diesem Thema benötigst.
Hack Nr. 3 – Routinen für Deinen Posteingang
Ich gebe es zu: Auch mein eigenes Postfach ist nicht immer perfekt aufgeräumt. Daher habe ich für mich eine wöchentliche Routine. Jeden Freitag gehe ich alle Postfächer nochmal durch: Ich schaue, welche Mails noch da sind, archiviert werden, auf Wiedervorlage, gespeichert werden können….
Damit gehe ich sicher, dass spätestens zum Wochenende Ordnung im Postgang und dem gesamten Postfach herrscht und sich auch im Laufe der Zeit gar kein Chaos breit machen kann.
Hack Nr. 4 – Projektmanagement Tools
Mit meinen Kunden und Kundinnen arbeite ich auch sehr gerne in Projektmanagement Tools oder mit Kanban Boards (z.B. MeisterTask, Trello, Notion, Asana…)
Manchmal ist die Email nicht das perfekte Tool. Dann ist es sinnvoller, wenn die Kommunikation und Aufgabenverteilung über ein Projektmanagement Tool läuft. Dort kann jeder, der am Projekt beteiligt ist jederzeit die ganze Kommunikation einsehen und auch Grafiken, Texte und Dokumente können einfach angehangen werden.
Alle relevanten Daten sind dann immer am perfekten Ort und verstopfen nicht Deinen Posteingang.
Hack Nr. 5 – Benachrichtigungen aus
Mein letzter und wichtigster Tipp für Dich ist: Schalte die Benachrichtigung der E-Mail Programme aus. Und zwar wirklich alle: Töne, Banner, Bubbles…
Du putzt ja auch nicht die ganze Küche, wenn ein paar Krümel auf der Arbeitsplatte liegen oder wäscht jedes Teil Wäsche einzeln. Dort hast Du auch Routinen für Dich.
Halte das auch mit Deinem Email Posteingang so:
Richte Dir Zeitfenster ein, zu denen Du in die Emails reinschaust und zu denen Du dann auch die Emails bearbeiten kannst. Lass Dich nicht von Deinem Email Postfach fremdbestimmen und das Postfach bestimmen, wenn Du reinschaust, indem es Dich immer wieder erinnert.
Also schalte die Erinnerungen aus.
Im Video zeige ich Dir auch, wie Du das in verschiedenen Tools direkt machen kannst. Ich arbeite am Mac mit Apple Mail, Spark und Microsoft Outlook.
Schau direkt rein und schalte das Störfeuer im Posteingang aus. Damit Du Dich zukünftig voll auf Deine Arbeit und auch auf Deine Emails fokussieren kannst.
Dein Email Posteingang immer aufgeräumt
Möchtest Du weniger Stress mit einem immer vollen Postfach haben? Zum Feierabend einen leeren Posteingang und alle Todos abgearbeitet oder terminiert haben? Dann schau Dir gern meinen Live-Workshop an.
Im Workshop legen wir das Tool für Deine Todoliste fest und richten es in wenigen Klicks ein. Wenn Du bereits das perfekte Tool für Dich hast, nutzt Du das gern weiter.
Dann verschaffen wir uns einen Überblick über Dein Emailpostfach, schauen, welche Emails rein kommen und wie wir diese entspannt sortieren können.
Wir treffen uns zu einem 120 minütigen Workshop und gemeinsamen arbeiten an Deinem Posteingang. Ein weiterer 60 minütiger Workshop zur Reflektion und für weitere Fragen wird ca. 14 Tage später statt finden.
Beide Workshops werden über Zoom stattfinden und aufgenommen. https://explore.zoom.us/de/privacy/
Du erfährst meine besten Hack, Routinen und Tipps und Tricks, wie Dein Postfach ab sofort leer bleibt.
Hier kannst Du Dich unverbindlich anmelden.
Sobald ein Termin für den Workshop feststeht, melde ich mich dann bei Dir.
Wenn Du noch eine Rückfrage hast, dann schreib mir gerne.
Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung als Industriekauffrau abgeschlossen und langjährige Berufserfahrung als Assistenz, Sachbearbeiterin und im Backoffice.
Seit Anfang 2018 bin ich als virtuelle Assistentin selbstständig tätig, weil ich mir aussuchen wollte mit wem ich arbeite und was ich tue. Ich glaube, das lässt mich meine Aufgaben noch besser und zufriedener erledigen.
Einerseits unterstütze ich Unternehmer und Unternehmerinnen in der rein virtuellen Zusammenarbeit als virtuelle Assistentin.
Andererseits möchte ich auch Selbstständigen und Unternehmer:innen helfen, die (noch) keine VA benötigen.
Sind wir schon vernetzt?
