Podcast hören:

Video anschauen:

Eine gute Gewohnheit für Dein Business: Deine Prozesse

Unser Gehirn liebt Gewohnheiten da sie einfach abrufbar und umsetzbar sind. Sie kosten uns wenig Energie, weil wir nicht großartig darüber nachdenken müssen.

Im Business kannst Du Dir das zunutze machen, indem Du Deine Prozesse notierst und standardisierst.

Deine Vorteile:

• Du bekommst einen guten Überblick über Dein Business und alle Vorgänge.
• Damit kannst Du viel besser planen.
• Und Du kannst Kosten sparen.
• Du hast den Kopf frei.
• Es bringt Dir Transparenz und Übersichtlichkeit im Business.
• Delegieren wird einfacher
• Dein Qualitätsstandard wird höher.
• Es ist sehr effizient.

Was ist genau zu tun?

Notiere Dir für jeden Prozess, der in Deinem Business anfällt Schritt für Schritt: Was zu tun ist, wer was übernimmt, was für den Prozess nötig ist, ob es zeitliche Begrenzungen gibt…
Das kannst Du einfach auf einem Blatt Papier, in einer Excel-Tabelle oder gezeichnet tun.

Natürlich kannst Du das auch mit Hilfe diverser Tools machen.

Und welches Tool hilft Dir?

Für unterschiedliche Kunden:innen arbeite ich natürlich auch mit verschiedenen Tools. Einige Beispiele sind: Todoist, Asana, Trello, MeisterTask, Notion.

In den meisten Tools kannst Du für jede Aufgabe Verantwortliche festlegen, ein Fälligkeitsdatum, Unteraufgaben…

Die Prozesse in Deinem Business

Ganz grob kannst Du die Prozesse in Deinem Business in zwei verschiedene Kategorien einteilen: Die Hauptprozesse und die unterstützenden Prozesse.

Die Hauptprozesse sind die Prozesse in Deinem Business, die Dir Geld bringen. Das können Aufträge und Dienstleistungen sein, die Du für Deine Kunden:innen ausführst, (Online)Kurse, Workshops oder Seminare, Dein Online-Shop oder Affilliate-Marketing. Überlege einmal genau, was das in Deinem Business ist.

Erstelle Dir dann für jeden Prozess einen Ablaufplan nach dem o.g. Schema: Notiere Schritt für Schritt was zu tun ist, wer was übernimmt, was für den Prozess nötig ist, ob es zeitliche Begrenzungen gibt…

Am Beispiel einer Anfrage kann das z.B. wie folgt aussehen:

• Die Kundenanfrage kommt rein (notiere hier auch, wie Dich die Anfrage erreicht)
• Wer bearbeitet die Anfrage? Welche Dinge sind nötig, damit sie bearbeitet werden kann? Zugriff auf Preislisten zum Beispiel?
• Wo und wie wird das Angebot erstellt? Wo wird es gespeichert? Wie kommt es zum:r Kunden:in?
• Gibt es eine Wiedervorlage? Wann passiert das? Wie wird der:die Interessent:in kontaktiert?
• …

Die unterstützenden Prozesse

In Deinem Business gibt es natürlich auch noch unterstützende Prozesse. Das sind alle Prozesse, die dazu beitragen, dass Dein Business läuft und Du Geld verdienst.

Das kann z.B. Dein CRM sein (ein Tool, Dein Adressbuch oder auch einfach eine Liste), Deine Buchhaltung (auch das kann eine Tabelle sein, ich würde Dir aber ein Tool, wie z.B. lexoffice empfehlen) oder auch Deine Social Media Aktivitäten.

Gerade im umfassen Thema Social Media ist es sehr von Vorteil, wenn Du Deine Prozesse gut im Griff hast. Das gelingt Dir mit einem Contentplan.

Überlege vorab, wo Deine Zielgruppe unterwegs ist und suche Dir für den Anfang einen Kanal aus. In Deinem Contenplan notierst Du beispielsweise Feier- und Festtage, die für Dein Business interessant sind. Außerdem kannst Du feste Tage festlegen, wann was gepostet wird (Montags eine Grafik, Dienstags ein Video…). Damit sparst Du wieder viel Entscheidungsenergie und schaffst gute Gewohnheiten für Dein Business.

Diese Hacks helfen mir:

Im ersten Schritt habe ich ein Kanban-Board, in dem ich Posting-Ideen festhalte um den Kopf frei zu halten.
Ich erstelle Beiträge, Texte und passende Hashtags routiniert alle paar Wochen in Blöcken und plane meine Postings auch in Blöcken. Damit muss ich mir nicht jeden Tag neue Beiträge und Texte ausdenken und habe den Kopf frei mit meinen Followern zu interagieren.

Dein Ziel mit dem Erfassen der Prozesse:

Dein Ziel sollte im Endeffekt immer sein alles auszulagern, was andere besser können. Das ist der einzige Weg, wie Dein Business auf Dauer wachsen kann.
Am Anfang kann das auch Unterstützung durch Tools und Automationen sein. Auch damit sparst Du viel Zeit und erleichterst Deinen Arbeitsalltag.

Plane Dir jetzt direkt einen Termin im Kalender, wann Du Zeit hast, Deine Prozesse aufzuschlüsseln. Vielleicht hilft Dir da auch mein Mini-Workbook. 

Hast Du alle Prozesse in Deinem Business im Blick?

Wenn Du im Business Unterstützung benötigst, melde Dich gern bei mir – Mein Angebot für Dich findest Du hier.

Ich liebe es, meinen Kunden den Rücken frei zu halten und sie möglichst ganzheitlich zu unterstützen. Schreib mir eine Nachricht.

Mein Name ist Sonia Schüttler. Ich habe vor über 20 Jahren meine Ausbildung als Industriekauffrau abgeschlossen und langjährige Berufserfahrung als Assistenz, Sachbearbeiterin und im Backoffice.

Seit Anfang 2018 bin ich als virtuelle Assistentin selbstständig tätig, weil ich mir aussuchen wollte mit wem ich arbeite und was ich tue. Ich glaube, das lässt mich meine Aufgaben noch besser und zufriedener erledigen.

Einerseits unterstütze ich Unternehmer und Unternehmerinnen in der rein virtuellen Zusammenarbeit als virtuelle Assistentin.
Andererseits möchte ich auch Selbstständigen und Unternehmer:innen helfen, die (noch) keine VA benötigen.